Cześć!
27 kwietnia 2016 weszło w życie Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych – czyli RODO. W związku z tym musimy poinformować Cię o kilku rzeczach.
- Administratorem Twoich danych osobowych jest spółka Futerkon sp. z o.o., zarejestrowana w Warszawie, przy ul. Tarnowieckiej 13/U4B, 04-174 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego dla miasta Warszawy – Praga Południe pod numerem KRS 0001085100, NIP 1133123624 i REGON 527627722. Możecie się z nami skontaktować pod adresem e-mail: organizator@futerkon.pl
- Twoje dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach i w związku z następującymi podstawami prawnymi:
- w celu organizacji Konwentu Futerkon (czyli realizacji konwentu, noclegów, zorganizowania identyfikatorów, list uczestników, i tak dalej), przetwarzamy dane osobowe na zasadach określonych tutaj oraz w Regulaminie:
- dane osobowe Uczestnika będącego osobą fizyczną – na podstawie przesłanki niezbędności do realizacji umowy zawartej w związku z akceptacją Regulaminu Konwentu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
- dane osobowe w postaci wizerunku utrwalonego podczas Konwentu – na podstawie przesłanki prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na promocji Konwentu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- w celu wypełnienia obowiązków ustawowych (takich jak przepisy podatkowe):
- dane osobowe są przetwarzane na podstawie przesłanki niezbędności do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z przepisami prawa podatkowego lub właściwymi przepisami z zakresu rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
- w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (czyli wszelkiego rodzaju reklamacje lub konflikty prawne):
- dane osobowe są przetwarzane na podstawie przesłanki prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- w celu przekazywanie informacji promujących działalność Organizatora (czyli promocja Futerkonu na ten rok i następne):
- przekazywania informacji promujących działalność Organizatora przy wykorzystaniu podanego przez Uczestnika adresu e-mail oraz numeru telefonu, o ile Uczestnik wyrazi na to dobrowolną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz bez wykorzystywania wymienionych środków komunikacji elektronicznej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdzie prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest prowadzenie działań marketingowych promujących jego działalność)
- przekazywania informacji promujących działalność sponsorów i/ lub partnerów Organizatora przy wykorzystaniu podanego przez Uczestnika adresu e-mail oraz numeru telefonu, o ile Uczestnik wyrazi na to dobrowolną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
- w celach statystycznych (czyli między innymi liczniki wejść i kliknięć na stronie) – dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO – gdzie przez prawnie uzasadniony interes Administratora należy rozumieć potrzebę posiadania informacji statystycznych o działaniach przez niego prowadzonych, co pozwala Administratorowi na usprawnienie prowadzonych przez niego działań)
- w celu organizacji Konwentu Futerkon (czyli realizacji konwentu, noclegów, zorganizowania identyfikatorów, list uczestników, i tak dalej), przetwarzamy dane osobowe na zasadach określonych tutaj oraz w Regulaminie:
- W przypadku, gdy uzyskaliśmy Twoje dane osobowe nie bezpośrednio od ciebie, otrzymaliśmy je od uczestnika będącego Twoim pracodawcą lub współpracownikiem.
- W szczególności zbieramy:
- Twoje imię i nazwisko oraz nick;
- Dane kontaktowe – numer telefonu, adres e-mail, kontakty w komunikatorach internetowych;
- Dane dotyczące płatności (numery kart, kont i inne dane konieczne do ewidencji płatności);
- Twój numer NIP lub numer NIP i dane podmiotu na który mamy wystawić fakturę
- Rozmiar koszulki;
- Informacje o alergiach pokarmowych;
- Dla potrzeb organizacji oraz prawa zakładamy, że decydując się wziąć udział w wydarzeniu zawieramy umowę, według której my zobowiązujemy się zorganizować i obsłużyć imprezę, której będziesz uczestnikiem. Mówimy o tym w punkcie 2.
- Podanie danych jest oczywiście dobrowolne, ale konieczne w celu wzięcia udziału w imprezie. Niepodanie lub podanie nieprawdziwych danych uniemożliwi Ci udział w wydarzeniu bez możliwości zwrotu poniesionych kosztów – przeczytaj Regulamin!
- Twoje dane w wymaganym zakresie zostaną przekazane
- CKS Ossa Sp. z o.o. ul. Krowia 6, 03-711, Warszawa właściciela Centrum Konferencyjno-Szkoleniowego Ossa (Ossa 1, 96-200 Rawa Mazowiecka)– w celu zapewnienia noclegu, wyżywienia oraz spełnienia ciążących na nim obowiązków wynikających z prawa.
- Firmom świadczącym nam usługi konieczne do realizacji Konwentu i działania firmy – (np. bankom, operatorom płatności, księgowości lub podwykonawcom) w celach koniecznych do realizacji wydarzenia oraz działania firmy.
- Twój nick zostanie udostępniony innym Uczestnikom w systemie rezerwacji pokoju, jak również wydrukowany na Twoim identyfikatorze. Tym nickiem będziemy się też posługiwać w materiałach konwentowych.
- Twoje dane zostaną z nami do momentu, kiedy przestaną być potrzebne. W szczególności – dane finansowe muszą z nami zostać przez pięć lat w celu rozliczeń z Urzędem Skarbowym, dane związane z dochodzeniem roszczeń przez maksymalnie sześć lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym roszczenie stało się wymagalne, a dane o stanie zdrowia przez minimum dwa miesiące po zakończeniu wydarzenia. W celach kontaktowych z Wami – te dane również zostawimy przez pięć lat. Pozostałe dane skasujemy niezwłocznie po zakończeniu Konwentu.
- Twój nick i wizerunek może zostać utrwalony na pamiątkowych materiałach z wydarzenia. W szczególnych przypadkach możesz być poproszony o powiedzenie kilku słów do kamery – jeśli nie wyrażasz zgody na takie utrwalenie, odmów nagrywającemu.
- Zawsze możesz napisać do nas z prośbą o poprawienie Twoich danych, dostać od nas ich kopię czy zażądać usunięcia. Z oczywistych powodów, nie zawsze będziemy mogli spełnić każde żądanie, ale wtedy odpiszemy Ci z dokładnym wyjaśnieniem. Jeśli masz pytania, wyślij nam maila na adres organizator@futerkon.pl lub pasterz@futerkon.pl.
- Zobowiązujemy się do dołożenia wszelkich starań, żeby zabezpieczyć Twoje dane osobowe oraz do zachowania ich w tajemnicy.
- Pamiętaj, że to Ty ponosisz wszystkie konsekwencje związane z podaniem nieprawdziwych danych. Dotyczy to zarówno konsekwencji związanych z uczestnictwem, finansami oraz ewentualnymi czynnościami wyjaśniającymi.
- Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane sprzecznie z prawem – powiedz nam o tym. Oczywiście możesz też złożyć skargę do PUODO, jeśli rozmowa z nami nic nie dała.
- Twoje dane osobowe nie będą przekazywane poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Ktoś spoza tego obszaru może oczywiście założyć konto w systemie (i nawet przyjechać na Futerkon!), ale to jedyna możliwość.
- Jeśli o czymś nie napisaliśmy w Polityce Prywatności lub Regulaminie, stosujemy zapisy Kodeksu Cywilnego, odpowiednich ustaw prawa polskiego oraz prawa Unii Europejskiej (w szczególności RODO, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE).
- Na wszystkie pytania odpowiemy przez wyznaczoną osobę. Jeśli masz pytania, wyślij nam maila na adres organizator@futerkon.pl lub pasterz@futerkon.pl